Tietosuojaseloste

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://www.villamanus.com.

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Yhteydenottolomakkeet

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Analytiikka

Kenelle jaamme tietosi

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

_____________________

Villa Manus Oy:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Villa Manus Oy

Yhteystiedot:
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Villa Manus Oy
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa

09-4543650
info@villamanus.com

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava

Villa Manus Oy/Riikka Rättö
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa

2. Rekisteröidyt

  1. Asiakasrekisteri – yksityisasiakkaat
  2. Asiakasrekisteri – yhteystyökumppanit

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella.

 

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  1. Asiakassuhteiden hoitaminen: Palvelun toteuttaminen, myyntitilaukset ja potilasvastaanotto
  2. Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun toteuttaminen, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi, suorakontaktointi tarvittaessa esimerkiksi epäselvien tilauksen selvittämisessä

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
  1. Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet sekä kustannusarviot ja palautteet toteutuneesta palvelusta maksajataholle
  2. Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot sekä asiakaspalautteet. Asiakkaan työpaikan laskutus- ja toimitusosoite, titteli, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@villamanus.com. Villa Manus Oy vastaa 4 viikon kuluessa. Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste ovat nähtävillä Villa Manuksen toimistolla Ojahaanrinne 4, 01600 Vantaa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • yksityisasiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • yhteistyökumppanilta, joka ostaa palvelun Villa Manuksesta asiakkaalle (kuten maksusitoumus, lähete kustannusarvioon)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Villa Manus Oy:n ulkopuolelle.

Yksilölliset metalliset sormituet ja niiden asiakastiedot:

Luovumme tietoja Hollantiin We Design – yritykselle, joka valmistaa yksilölliset metalliset sormituet asiakkaille. Yritys We Design on sitoutunut noudattamaan EU:nn tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Käsittelyn kesto

Yhteisötilauksia säilytetään 3 kuukautta tilauksen päättymisen jälkeen.

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus ja/tai tuotteen takuu on voimassa
    • Yksilölliset lasta-asiakkaat: 2 vuotta
    • Gerbing lämpötuotteasiakkaat: 1 vuosi
    • Maksusitoumus tuotelähetykset: 3kk

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Villa Manus Oy:n työntekijät.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen materiaali:

Tilaukset, jotka eivät sisällä henkilötietoja sijaitsevat Villa Manuksen toimistolla. Henkilötiedot sijaitsevat lukollisessa kaapissa, jonne vain työntekijöillä on avain.

Sähköinen materiaali:

Netvisor tietojärjestelmä, vahvasti suojattu yhteys, jokainen työntekijä kirjautuu omilla tunnuksilla sisään järjestelmään ja sulkee sen kun ei enää käytä. Työntekijöiden puhelimet ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla. Lisäksi Villa Manuksen oma palomuuri, Soluto Oy:n järjestemä http://www.soluto.fi/tietoturvapalvelut.html

Yhteistyökumppaiden asiakasrekisteri sijaitsee sähköisellä levyasemalla, jonne työntekijöillä pääsy omilta tietokoneiltaa, jotka suojattu salasanoin.

Villa Manus Oy:n toimitilat ovat suojattu Verisure –hälytysjärjestelmällä. Villa Manuksen työntekijöillä on suojausavain.

11. Tietosuojaloukkauksesta ilmoittaminen valvontaviranomaiselle

Heti kun Villa Manuksessa huomataan tietosuojaloukkaus, siitä ilmoitetaan välittömästi esimiehelle. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietosuojaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Näin ei kuitenkaan tehdä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Tietosuojaloukkaus tilanteessa tehdään kirjallinen ilmoitus, jossa käy ilmi seuraavat asiat:

  • henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät
  • henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset
  •  toimenpiteet, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta
  • miten mahdollisia haittavaikutuksia lievennetään.

Villa Manus Oy dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen voivat tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tätä artiklaa on noudatettu.

12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.