Tietosuojaseloste

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://villamanus.com.

Villa Manus Oy:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Villa Manus Oy

Yhteystiedot:
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Villa Manus Oy
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa

09-4543650
info@villamanus.com

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava

Villa Manus Oy/Pirjo Talma
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa
pirjo.talma@villamanus.com

2. Rekisteröidyt

  1. Asiakasrekisteri – yksityisasiakkaat
  2. Asiakasrekisteri – yhteystyökumppanit

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  1. Asiakassuhteiden hoitaminen: Palvelun toteuttaminen, myyntitilaukset ja potilasvastaanotto
  2. Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun toteuttaminen, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi, suorakontaktointi tarvittaessa esimerkiksi epäselvien tilauksen selvittämisessä

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
  1. Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet sekä kustannusarviot ja palautteet toteutuneesta palvelusta maksajataholle
  2. Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot sekä asiakaspalautteet. Asiakkaan työpaikan laskutus- ja toimitusosoite, titteli, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@villamanus.com. Villa Manus Oy vastaa neljän viikon kuluessa. Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste ovat nähtävillä Villa Manuksen toimistolla Ojahaanrinne 4, 01600 Vantaa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • yksityisasiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • yhteistyökumppanilta, joka ostaa palvelun Villa Manuksesta asiakkaalle (kuten maksusitoumus, lähete kustannusarvioon)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Villa Manus Oy:n ulkopuolelle.

Yksilölliset metalliset sormituet ja niiden asiakastiedot:

Luovutamme tietoja Hollantiin We Design – yritykselle, joka valmistaa yksilölliset metalliset sormituet asiakkaille. Yritys We Design on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Käsittelyn kesto

Yhteisötilauksia säilytetään kolme kuukautta tilauksen päättymisen jälkeen.

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus ja/tai tuotteen takuu on voimassa
    • Yksilölliset lasta-asiakkaat: 2 vuotta
    • Gerbing-lämpötuoteasiakkaat: 1 vuosi
    • Maksusitoumus tuotelähetykset: 3kk

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Villa Manus Oy:n työntekijät.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen materiaali:

Tilaukset, jotka eivät sisällä henkilötietoja sijaitsevat Villa Manuksen toimistolla kahden lukon takana (ulko-ovi, toimiston ovi). Henkilötiedot sijaitsevat lukollisessa kaapissa, jonne vain työntekijöillä on avain.

Sähköinen materiaali:

Netvisor-tietojärjestelmä, jossa on vahvasti suojattu yhteys. Jokainen työntekijä kirjautuu omilla tunnuksilla sisään järjestelmään ja sulkee sen käytön päätyttyä. Työntekijöiden puhelimet ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla. Lisäksi Villa Manuksella on oma palomuuri, Soluto Oy:n järjestemänä http://www.soluto.fi/tietoturvapalvelut.html

Yhteistyökumppaiden asiakasrekisteri sijaitsee sähköisellä levyasemalla, jonne työntekijöillä pääsy omilta tietokoneiltaan ja jotka on suojattu salasanoin.

Villa Manus Oy:n toimitilat ovat suojattu Verisure –hälytysjärjestelmällä. Villa Manuksen työntekijöillä on suojausavain.

11. Tietosuojaloukkauksesta ilmoittaminen valvontaviranomaiselle

Heti, kun Villa Manuksessa huomataan tietosuojaloukkaus, siitä ilmoitetaan välittömästi esimiehelle. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietosuojaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Näin ei kuitenkaan tehdä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Tietosuojaloukkaus tilanteessa tehdään kirjallinen ilmoitus, jossa käy ilmi seuraavat asiat:

  • henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät
  • henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset
  • toimenpiteet, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta
  • miten mahdollisia haittavaikutuksia lievennetään.

Villa Manus Oy dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen voivat tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tätä artiklaa on noudatettu.

12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.